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René Pfisterer

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Wie ist deine Buchhaltung – digital oder analog ?

aktualisiert am: January 17, 2024

Es gibt Selbständige die sind sehr gut organisiert und es gibt welche, die sind weniger gut organisiert - aber je weniger du dich im Jahr um das Thema Buchhaltung kümmerst, desto schwieriger wird es, wenn das Datum der Steuererklärung näher kommt. Sobald du eine Selbständigkeit startest, egal ob als Freelancer, als Gewerbetreibender oder gleich mit einer Firma um das Thema Buchhaltung führt kein Weg vorbei.


Die meisten Freelancer beschäftigen sich wenig mit ihren Finanzen. Buchhaltung macht keinen Spass, es braucht viel Zeit und wird somit gerne entweder nicht beachtet oder als Erstes ausgelagert. Dabei sind es aber die Finanzen und das Wissen um diese, die das Herzstück eines Unternehmens sind. Es spielt keine Rolle, wie gross oder klein das Unternehmen ist.


Die erste Entscheidung, die du treffen musst, ist Papierstapel oder Computer. Möchtest du deine Buchhaltung lieber analog oder lieber digital führen? Manche Leute arbeiten lieber mit Papier und haben die entsprechenden Voraussetzungen, um alle Dokumente 10 Jahre zu lagern, andere haben das nicht oder wollen es nicht und müssen sich entsprechend auf eine digitale Version verlassen.


ABER egal ob du digitale oder analoge Buchhaltung wählst: An einer Steuererklärung führt kein Weg vorbei und auch wenn du einen Steuerberater hast, musst du deinen Teil dazu beitragen, indem du die Belege sorgfältig aufarbeitest und hochlädst und du musst immer den Überblick über deine finanzielle Situation haben, um die Steuerlast einschätzen zu können.

Wie immer du dich entscheidest, es braucht immer deine Mitwirkung! Das System kann noch so gut sein, der Prozess erfordert immer noch deinen Input. Das heißt: Hochladen bzw. Ausfüllen von Belegen sowie deren Zuordnung und Kategorisierung.


💡Mein Tipp:

Ordnung ist das halbe Leben! Je organisierter du da vorgehst, desto einfacher wird es für dich, diesen Prozess in deinen Alltag zu integrieren.

Der Aufwand, um beide Varianten richtig zu machen, ist ungefähr gleich, von daher musst du nur entscheiden, was dir lieber ist.

digitale Buchhaltung

sammeln - speichern - übermitteln

  • Die Belege werden digital gesammelt und in einer Web basierten Cloud gespeichert, die Papierbelege werden gescannt oder via App abfotografiert und in die Cloud übermittelt-
  • Die Buchungen werden direkt ausgeführt werden - die Beträge werden dann auf die entsprechenden Buchhaltungskonten gebucht.
  • Die eingescannten Rechnungen werden entsprechend verbucht, zur Zahlung bereit gestellt und die Kontenbewegung auch gleich verbucht.

analoge Buchhaltung

drucken - ablegen - aufbewahren

  • Die Buchhaltung erfolgt via Papier.
  • Jede Rechnung, jeder Beleg wird in Papierform aufbewahrt und abgelegt und der Steuerberater / Treuhänder bekommt einen Ordner mit Papieren zur Erstellung der Steuererklärung überreicht.

💡Mein Tipp:

Time Management is the key! Setze dir jede Woche eine bestimmte Zeit im Kalender und nutze diese Zeit für deine Buchhaltung. Dieses Zeitfenster ist nur dafür da und wird für keine anderen Aktivitäten genutzt. 

Wo liegt deine Präferenz?

Schlussendlich musst du selbst entscheiden, ob du lieber digital oder analog arbeitest. Und es macht einen grossen Unterschied, wie gross dein Unternehmen ist, ob du Platz hast, Papierbelege zu sammeln etc.


Die Möglichkeiten, die sich mit der digitalen Buchhaltung für einen Unternehmer ergeben, sind vielfältig und im nächsten Blog-Beitrag geht es dann um die Vor- und Nachteile von digitaler Buchhaltung und was es dafür braucht.

Für alle, die noch mehr lernen wollen: In meinem Buch „Finanzmanagement einfach gemacht“ gebe ich Freelancern Tipps, wie sie ihre Finanzen in den Griff bekommen.


Das ebook gibt dir Tipps, wie du:

  • Geld sparen kannst, vorallem langfristig
  • Geld gewinnen kannst und
  • wie du deine Finanzen in den Griff bekommen kannst.

Damit du weisst was du an Steuern zahlen musst, solltest du bereits im Vorfeld zusammen mit deiner Stundensatzkalkulation eine Steuerrechnung gemacht haben.


In meinem Blog-Beitrag "Organisiere deine Finanzen als Freelancer!" habe ich zum Thema Selbständigkeit und Buchhaltung schon mehr Infos geteilt.


Du kannst dich auch noch heute für meinem Newsletter anmelden.


Wenn dir meine Tipps gefallen und du sie sogar umsetzt, dann freue ich mich auf einen Kommentar oder eine Rückmeldung von dir.


Disclaimer: Diese Informationen stellen in keiner Weise und zu keinem Zeitpunkt eine Steuerberatung gemäß Steuerberatergesetz (StBerG) dar und ersetzen auch nicht den Gang zum Steuerberater.


Über den Autor

René Pfisterer

Ich arbeite seit 2010 in der Digitalbranche und bin davon insgesamt 7 Jahre selbstständig.

Es war ein langer Weg voller Höhen und Tiefen, voller „Trial and Error“ und unangenehmer Konfrontationen mit mir selbst… Zweimal stand ich selbst kurz vor dem finanziellen Aus und habe dann eine 180° Kehrtwende hingelegt.

Trotz aller Widrigkeiten habe ich es schließlich geschafft, ein effektives System für meine Selbstständigkeit. Dieses System bildet heute die Basis für mein Fortbestehen als Freelancer.


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