Wie du dich erinnern kannst, habe ich vor ein paar Wochen bereits die folgende Frage gestellt: "Wie ist deine Buchhaltung – digital oder analog?". In diesem Blog-Beitrag ging es darum, ob du:
Team digital —> sammeln - speichern - übermitteln oder
Team analog —> drucken - ablegen - aufbewahren bist.
Ich gehe jetzt einfach davon aus, dass die Entscheidung zu Gunsten für Team digital ausgefallen ist.
ABER egal ob du digitale oder analoge Buchhaltung wählst: An einer Steuererklärung führt kein Weg vorbei und auch wenn du einen Steuerberater hast, musst du deinen Teil dazu beitragen, indem du die Belege sorgfältig aufarbeitest und hochlädst und du musst immer den Überblick über deine finanzielle Situation haben, um die Steuerlast einschätzen zu können.
Wie immer du dich entscheidest, es braucht immer deine Mitwirkung! Das System kann noch so gut sein, der Prozess erfordert immer noch deinen Input. Das heißt: Hochladen bzw. Ausfüllen von Belegen sowie deren Zuordnung und Kategorisierung.
💡Mein Tipp:
Ordnung ist das halbe Leben! Je organisierter du da vorgehst, desto einfacher wird es für dich, diesen Prozess in deinen Alltag zu integrieren.
Der Aufwand, um beide Varianten richtig zu machen, ist ungefähr gleich, von daher musst du nur entscheiden, was dir lieber ist.
Bei der digitalen Buchhaltung ist ersetzendes Scannen das Zauberwort.
Ersetzendes Scannen ist die digitale Erfassung von Papierdokumenten mit dem Ziel der elektronischen Weiterverarbeitung und Aufbewahrung des elektronischen Abbildes (Scanprodukt) und der späteren Vernichtung des papiergebundenen Originals. Dabei kann das Papier entsorgt werden, wenn sowohl der Scan-Prozess als auch die Aufbewahrung der digitalisierten Belege Manipulationen ausschliessen. Um eine Manipulation von Belegen ausschliessen zu können, musst du dich an die Richtlinien der GoBD halten, alle Informationen dafür findest du in diesem Blog-Beitrag "Voraussetzungen für deine digitale Buchhaltung"
Vorteile
💥 es spart Platz, das Belegarchiv wird digital und die Belege können, sofern sie korrekt gescannt und abgelegt wurden, vernichtet werden
(Achtung: auch hier gibt es Ausnahmen)
💥 mit dem entsprechenden Programm werden die Belege sofort sortiert und gespeichert
💥 Zeit ist Geld und da ersetzendes Scannen Zeit spart, sparst du automatisch auch Geld
💥 vereinfachte Kommunikation durch die Digitalisierung der Belege mit dem Steuerberater oder dem Finanzamt
Verfahren
Das ersetzende Scannen erfordert am Anfang Zeit, den dafür müssen gewisse Auflagen erfüllt und Sachen eingerichtet werden. Die komplette Verfahrensdokumentation findest du beim Deutschen Steuerberaterverband. Das Dokument ist sehr umfangreich, aber gut beschrieben und am Ende kannst du die nächsten Schritte gehen und deine Buchhaltung entsprechend einrichten.
💡Mein Tipp:
Achte bei der Auswahl deines Buchhaltungsprogramms von Anfang darauf, dass die Grundsätze Vollständigkeit, Unveränderbarkeit und Nachvollziehbarkeit mit Hilfe von Zeitstempeln, Hashtags und einem Ablagesystem erfüllt sind.
Programme, die das erfüllen, sind u.a.: LexOffice, Papierkram und Sevdesk
Für alle, die noch mehr lernen wollen: In meinem Buch „Finanzmanagement einfach gemacht“ gebe ich Freelancern Tipps, wie sie ihre Finanzen in den Griff bekommen.
Das ebook gibt dir Tipps, wie du:
- Geld sparen kannst, vorallem langfristig
- Geld gewinnen kannst und
- wie du deine Finanzen in den Griff bekommen kannst.
Damit du weisst was du an Steuern zahlen musst, solltest du bereits im Vorfeld zusammen mit deiner Stundensatzkalkulation eine Steuerrechnung gemacht haben.
Kickstarte Deine FreelancerKarriere und arbeite so,wie es Dir gefällt.
Wenn dir meine Tipps gefallen und du sie sogar umsetzt, dann freue ich mich auf einen Kommentar oder eine Rückmeldung von dir.
Disclaimer: Diese Informationen stellen in keiner Weise und zu keinem Zeitpunkt eine Steuerberatung gemäß Steuerberatergesetz (StBerG) dar und ersetzen auch nicht den Gang zum Steuerberater.
