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René Pfisterer

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Voraussetzungen für deine digitale Buchhaltung!

aktualisiert am: January 17, 2024

Digitale Buchhaltung und Online-Belege sind heute Standard und erleichtern das Leben ungemein, aber es gibt einiges zu beachten. Wer sich mit diesem Thema nicht ausreichend befasst und seine Buchhaltung trotzdem mehrheitlich digital macht, für den kann es zu einer hohen Strafzahlung kommen.


Das wichtigste im Zusammenhang mit der digitalen Buchhaltung ist das GoBD = die Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff sind eine Verwaltungsanweisung des Bundesministeriums der Finanzen.

Bedeutung GoBD

Die Grundaussage des GoBD ist: elektronisch erstellte geschäftliche Belege müssen unveränderbar digital aufbewahrt werden und dies über einen Zeitraum von 10 Jahren oder länger - die Frist beginnt allerdings immer erst am Ende des Jahres.

  • Die GoBD gilt für praktisch alle Freelancer, Selbständige, Gewerbetreibende und Unternehmer.
  • Es gibt keine Geringfügigkeitsgrenze, auch nicht, wenn das Unternehmen noch so klein und die Tätigkeit nebenberuflich ist.

Grundsätze der GoBD

  1. Datensicherheit - Schutz der Daten vor Verlust und unberechtigten Zugriffen
  2. Datenunveränderbarkeit - kein Verändern, Überschreiben oder Ersetzen von Daten ohne eine entsprechende Kennzeichnung

Richtlinien GoBD

Das sind die 4 Aufgaben, die das Bundesfinanzministerium erfüllt haben möchte:

  • Unveränderbarkeit
    die Datei darf nachträglich nicht verändert werden und es muss eine Dokumentation der Zugriffe möglich sein.
  • Vollständigkeit
    jede einzelne Buchung muss belegt werden können und alle Angaben enthalten.
  • Nachvollziehbarkeit
    keine Buchung ohne Beleg - jeder Geschäftsvorfall muss mit einem Beleg nachgewiesen werden können.
  • Verfügbarkeit
    alle Daten müssen einem Prüfer zur Verfügung stehen.

Mit der Einhaltung der Grundsätze wird sichergestellt, dass die Buchhaltung vollständig, fehlerfrei und lückenlos nachvollziehbar und damit prüfbar ist. Alle Belege mit steuerlicher Relevanz müssen für 10 Jahre aufgehoben werden.

Neuerungen seit 2020

Das GoBD hat auf die fortschreitende Digitalisierung reagiert und ein paar Neuerungen gemacht, u.a.:

  • man kann seit dem auch Belege mobil scannen
  • eine bildliche Erfassung im Ausland ist erlaubt
  • Cloudsysteme wurden in die Vorschriften des GoBD aufgenommen

Bedeutung für die Buchhaltung

Sofern du dich für dein Unternehmen für die digitale Buchhaltung entscheidest, brauchst du einen Cloud-Service der auch in 10 Jahren noch verfügbar ist und bei dem die Daten dann noch lesbar sind.


💡Mein Tipp:

Achte bei der Auswahl deines Buchhaltungsprogramms von Anfang darauf, dass die Grundsätze Vollständigkeit, Unveränderbarkeit und Nachvollziehbarkeit mit Hilfe von Zeitstempeln, Hashtags und einem Ablagesystem erfüllt sind.

Programme, die das erfüllen, sind u.a.: LexOffice, Papierkram und Sevdesk

Für alle, die noch mehr lernen wollen: In meinem Buch „Finanzmanagement einfach gemacht“ gebe ich Freelancern Tipps, wie sie ihre Finanzen in den Griff bekommen.


Das ebook gibt dir Tipps, wie du:

  • Geld sparen kannst, vorallem langfristig
  • Geld gewinnen kannst und
  • wie du deine Finanzen in den Griff bekommen kannst.

Damit du weisst was du an Steuern zahlen musst, solltest du bereits im Vorfeld zusammen mit deiner Stundensatzkalkulation eine Steuerrechnung gemacht haben.


In meinem Blog-Beitrag "Digitale Buchhaltung und Steuern - Was brauchst du dafür?"habe ich zum Thema Selbständigkeit und Buchhaltung schon mehr Infos geteilt.


Du kannst dich auch noch heute für meinem Newsletter anmelden.


Wenn dir meine Tipps gefallen und du sie sogar umsetzt, dann freue ich mich auf einen Kommentar oder eine Rückmeldung von dir.


Disclaimer: Diese Informationen stellen in keiner Weise und zu keinem Zeitpunkt eine Steuerberatung gemäß Steuerberatergesetz (StBerG) dar und ersetzen auch nicht den Gang zum Steuerberater.


Über den Autor

René Pfisterer

Ich arbeite seit 2010 in der Digitalbranche und bin davon insgesamt 7 Jahre selbstständig.

Es war ein langer Weg voller Höhen und Tiefen, voller „Trial and Error“ und unangenehmer Konfrontationen mit mir selbst… Zweimal stand ich selbst kurz vor dem finanziellen Aus und habe dann eine 180° Kehrtwende hingelegt.

Trotz aller Widrigkeiten habe ich es schließlich geschafft, ein effektives System für meine Selbstständigkeit. Dieses System bildet heute die Basis für mein Fortbestehen als Freelancer.


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