Rechnungen schreiben; so vermeidest du gravierende Fehler

Als Freelancer betrittst du eine Welt voller Freiheit und Herausforderungen. Doch während du deine Leidenschaft verfolgst, wird dir schnell klar: Rechnungen zu schreiben ist kein lästiges Detail, sondern ein unverzichtbarer Teil deiner Selbstständigkeit. Gerade hier können dir sehr kostspielige Fehler entstehen, die du tunlichst vermeiden solltest, wenn du als deine Freelancer-Karriere nicht aufs Spiel setzen willst.

In diesem Artikel erfährst du, was alles auf deiner Rechnung auftauchen muss.  Und, warum deine Rechnungen mehr sind, als nur Zahlen auf Papier. Wir tauchen ein in die Welt der rechtlich verbindlichen Dokumente, und geben dir Tipps & Tricks für eine professionelle Rechnungserstellung.

Wer muss überhaupt Rechnung schreiben?

Als Freelancer möchtest du dich vielleicht lieber auf deine Tätigkeit als auf bürokratische Aufgaben konzentrieren. Das Erstellen von Rechnungen ist jedoch keine lästige Pflicht, sondern eine gesetzliche Verpflichtung. Als selbstständiger Dienstleister bist du dazu verpflichtet, korrekte Rechnungen auszustellen, um die Transparenz und Nachvollziehbarkeit deiner Einnahmen zu gewährleisten. Diese Verpflichtung dient nicht nur deiner eigenen Absicherung, sondern auch der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften. Das Ignorieren dieser Pflicht kann zu rechtlichen Konsequenzen führen, die deinem Ruf als Freiberufler schaden könnten.

Kunden erhalten eine Rechnung nach einer Lieferung oder Dienstleistung, z.B. nach einem erfolgreichen Projekt. Es ist entscheidend, dass Rechnungen korrekt und fortlaufend erstellt werden. Eine Rechnung stellt eine Zahlungsaufforderung dar, die ein Gläubiger an einen Schuldner richtet. Enthält die Rechnung jedoch Fehler, ist der Schuldner nicht zur Zahlung verpflichtet. Daher ist es wichtig, alle erforderlichen Angaben gemäß den §§ 14 und 14a UStG korrekt anzuführen.

Korrekte Rechnungen sind auch für deine Buchhaltung und Steuererklärung von großer Bedeutung. Sie dienen als wichtige Dokumente zur Verfolgung deiner Einnahmen und Ausgaben, was wiederum für eine ordnungsgemäße Buchführung und Steuerberechnung unerlässlich ist. Fehlerhafte oder unvollständige Rechnungen können zu Unstimmigkeiten in der Buchhaltung führen und im schlimmsten Fall Probleme mit den Finanzbehörden verursachen. Durch das Verständnis der rechtlichen Verpflichtungen und der Bedeutung von korrekten Rechnungen kannst du deine finanziellen Angelegenheiten effektiv verwalten und dich auf das konzentrieren, was du am besten kannst: deine Arbeit als Freelancer.

Zwingende Angaben, die du auf deiner Rechnung machen solltest

Wer also eine fehlerfreie und vollständige Rechnung erstellen möchte, sollte die folgenden Punkte beachten:

• Adresse und Steuernummer/Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (UStIdNr.) des Freelancers
• Name und vollständige Adresse des Rechnungsempfängers
• Rechnungsnummer als fortlaufende Nummer
• Art der erbrachten Leistung
• Dauer der Leistung in Stunden, sofern zutreffend
• Zeitraum der Leistungserbringung
• Honorar pro Stunde (sofern zutreffend)
• Honorar netto
• Steuer - Umsatzsteuersätze oder Hintergründe für Umsatzsteuerbefreiungen
• Honorar brutto
• Zahlungsziel
• Rechnungsdatum und, wenn nicht digital erstellt, deine Unterschrift
• Kontodaten des Empfängers

Rechnungen unterliegen den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen für geschäftliche Dokumente. Das bedeutet, dass die Dokumente zehn Jahre lang aufbewahrt werden müssen. Wenn du diese digital erstellst, gilt für dich die digitale Aufbewahrungspflicht. Du solltest dich daher ganz zu Beginn für das eine oder das andere entscheiden. Du kannst nicht mal digitale Rechnungen stellen und dann mal wieder physische Rechnungen erstellen.

Ein weiterer wichtiger Punkt betrifft die Rechnungsnummer. Diese sollte kontinuierlich vergeben werden. Im Falle einer Steuerprüfung kann anhand der Rechnungsnummer überprüft werden, ob alle Rechnungen vollständig sind. Ein Präfix aus Buchstaben in der Rechnungsnummer stellt jedoch kein Problem dar – solange es die Nachverfolgbarkeit nicht beeinträchtigt.

Die Umsatzsteuer gehört auf jede Rechnung, die du schreibst.

Die Angabe der Umsatzsteuer im Bruttobetrag auf der Rechnung ist von großer Bedeutung.

Fehlen diese Informationen oder sind sie fehlerhaft, hat der Empfänger das Recht, nur den Nettobetrag zu zahlen oder eine Korrektur anzufordern. Besonders für vorsteuerabzugsberechtigte Empfänger ist die korrekte Ausweisung der Umsatzsteuer von besonderer Wichtigkeit. Nur bei Inanspruchnahme der Kleinunternehmerregelung kann auf die explizite Angabe der Umsatzsteuer verzichtet werden, jedoch muss ein entsprechender Hinweis auf der Rechnung vermerkt sein.

Falls eine Rechnung ohne Umsatzsteuer ausgestellt wird, muss die entsprechende Befreiungsvorschrift aufgeführt sein. Andernfalls ist der Rechnungsaussteller verpflichtet, immer Umsatzsteuer abzuführen. Auch bei Rechnungen an Freiberufler gelten die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung. Die Rechnung besitzt nur in schriftlicher Form (elektronisch oder auf Papier) Rechtsgültigkeit.

Sonderregelungen für Rechnungen

•  Umsatzsteuerliche Aspekte:

Freelancer müssen beachten, ob sie umsatzsteuerpflichtig sind oder von der Umsatzsteuer befreit werden können. Dies hängt von ihrem jährlichen Umsatz und anderen Faktoren ab. Eine falsche Behandlung der Umsatzsteuer kann zu finanziellen Konsequenzen führen.

• Reverse-Charge-Verfahren:

Bei bestimmten Leistungen, insbesondere im Bereich der Dienstleistungen, kann das Reverse-Charge-Verfahren gelten. Dabei trägt nicht der Rechnungsaussteller, sondern der Leistungsempfänger die Umsatzsteuer. Freelancer müssen sicherstellen, dass sie dieses Verfahren korrekt anwenden und die entsprechenden Hinweise auf ihren Rechnungen angeben.

Das heißt auch für dich: Wenn du Rechnungen aus dem Ausland empfängst, ist das Reverse-Charge-Verfahren zu deinen Lasten anzuwenden. Du zahlst die Steuer, die im Ausland nicht verbucht werden kann. Andersherum genauso.

Stellst du deine Rechnung an einen Kunden außerhalb von Deutschland, weißt du eine Rechnung ohne Umsatzsteuer aus und fügst in der Fußzeile deiner Bemerkungen folgenden Satz ein:

"Der Rechnungsausweis erfolgt ohne Umsatzsteuer, da die Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers greift (Reverse-Charge-Verfahren). 

Die Umsatzsteuer ist vom Rechnungsempfännger anzumelden und abzuführen."

• Kleinunternehmerregelung:

Freelancer, die die Kleinunternehmerregelung gemäß § 19 UStG in Anspruch nehmen, sind von der Umsatzsteuer befreit, solange ihr jährlicher Umsatz eine bestimmte Grenze nicht überschreitet. In diesem Fall musst du auf deinen Rechnungen keine Umsatzsteuer ausweisen. Es ist jedoch wichtig, dass du die Voraussetzungen für diese Regelung erfüllst und dies auf ihren Rechnungen korrekt mit "Nach Kleinunternehmerregelung gemäß § 19 UStG von der Umsatzsteuer befreit" kennzeichnest.

Das ist aber keine Entscheidung, die du selbst fällen kannst. Diese Entscheidung wird durch deinen Jahresumsatz auf das gesamte Kalenderjahr, also die kompletten 12 Monate und im Zweifelsfall bei deiner steuerlichen Anmeldung durch das Finanzamt bestimmt. Im Jahr 2024 liegt der Steuer-Freibetrag bei 22.500 Euro (nach Steuern).

Wenn du mehr als 22.500 Gewinn (nicht Umsatz) in einem Kalenderjahr verdienst, wirst du automatisch steuerpflichtig und musst eine UST-ID beantragen. Weiteres solltest du dies deinem zuständigen Finanzamt mitteilen. Tust du das nicht, verpflichtest du dich, ungeachtet der Umstände für die nächsten fünf Jahre Umsatzsteuer auf deinen Rechnungen zu erheben.

ACHTUNG!! Wenn dein Geschäftsjahr im August 2024 gestartet ist, wird die Kleinunternehmerregelung anteilig angewendet. In diesem Fall verbleiben im Kalenderjahr 6 Monate. Somit darf dein Gewinn in Jahr 2024 nicht mehr als 11.250 Euro betragen.

Fazit

Zusammengefasst, wird deutlich, wie entscheidend das korrekte Schreiben von Rechnungen für Freelancer ist.

Das korrekte Schreiben von Rechnungen ist für Freelancer nicht nur eine bürokratische Pflicht, sondern ein wesentlicher Bestandteil ihrer beruflichen Tätigkeit. Durch die Einhaltung rechtlicher Verpflichtungen und die Berücksichtigung von Sonderregelungen wie der Umsatzsteuer oder dem Reverse-Charge-Verfahren können Freelancer ihre finanzielle Situation optimieren und potenzielle Risiken minimieren.

Es ist entscheidend, dass Freelancer sich mit den rechtlichen Anforderungen vertraut machen und ihre Rechnungen sorgfältig und korrekt erstellen. Dies umfasst nicht nur die Pflichtangaben auf Rechnungen, sondern auch die Berücksichtigung von Sonderregelungen, insbesondere im deutschen Steuerrecht.

Abschließend ist festzuhalten, dass eine fundierte Kenntnis der Rechnungserstellung zu einer effizienten und professionellen Geschäftsführung beiträgt. Indem Freelancer die Regeln und Best Practices für das Rechnungswesen befolgen, können sie ihre finanzielle Situation optimieren und sich als vertrauenswürdige Partner für ihre Kunden etablieren.