Beachte den Datenschutz beim Einsatz von Freelancern

Der Schutz von Daten in der Arbeitswelt ist von großer Bedeutung und das Thema DSGVO und Zugriff auf personenbezogene Daten allgegenwärtig. Jedes Unternehmen sammelt und verarbeitet täglich eine große Menge an sensiblen Informationen, seien es Kundendaten, Geschäftsgeheimnisse oder Mitarbeiterinformationen. 

Da in den Unternehmen zunehmend spezialisierte Freelancer hinzugezogen werden, entweder um spezifisches Fachwissen für bestimmte Projekte einzukaufen oder flexibel auf Auftragsspitzen zu reagieren, ergeben sich dadurch datenschutzrechtlich zusätzliche Anforderungen bzw. Problemstellungen, welche es zu meistern gilt.

Speziell der Status von Freelancern stellt ein Problem dar: Behandelt man sie wie eigen Verantwortliche? Sind sie Auftragsverarbeiter? Oder sind sie gar wie eigene Mitarbeiter zu behandeln?

Wie du mit Freelancer Datenschutz richtig umsetzt, erfährst du in diesem kurzen Artikel.

Warum Datenschutz beim Einsatz von Freelancern wichtig ist

Der Einsatz von Freelancern birgt natürlich gewisse Risiken in Bezug auf den Datenschutz.

Sichert man sich in der Zusammenarbeit nicht bereits im Vorfeld entsprechend ab und gewährt trotzdem Zugriff auf sensible Daten - sei es durch den Zugang zu internen Systemen oder durch den Austausch von Dateien - kann dies schwerwiegende Folgen für das Unternehmen oder eben auch den Freelancer haben.

Allein schon fehlende Verträge hinsichtlich des Datenschutzes zwischen Auftraggeber und Freelancer können unter anderem hohe Bußgelder nach sich ziehen. Und gar nicht auszudenken, was passieren kann, wenn dann tatsächlich noch ernsthafte Datenschutz-Verletzungen passieren und Daten gestohlen oder missbraucht werden.

Um beide Parteien - also Auftraggeber und Freelancer - zu schützen, müssen bereits im Vorfeld vertragliche Regelungen getroffen werden.

Welche das sind, richtet sich danach, wie der Freelancer datenschutzrechtlich zu bewerten ist.

Status 1: Freelancer als quasi eigener Mitarbeiter

Datenschutzrechtlich wie ein eigener Mitarbeiter kann ein Freelancer dann behandelt werden, wenn er auf Anweisung, zu festen Zeiten, in den Räumlichkeiten und auf der bereitgestellten Hardware des Auftraggebers seiner Tätigkeit nachgeht.

Klar steht hier irgendwie das Thema Scheinselbständigkeit im Raum, aber davon abgesehen gilt der Freelancer als „dem Verantwortlichen unterstellte Person“ nach Art. 29 DSGVO, welche personenbezogene Daten nur auf Weisung des Unternehmens verarbeiten darf.

Wenn du selber Freelancer bist:
Achte unbedingt darauf, dass du

• entsprechend in den Umgang mit sensiblen Daten eingewiesen bzw. datenschutzrechtlich geschult wirst.
• du eine Verpflichtungserklärung unterzeichnest, in deren Rahmen du dich zur Vertraulichkeit verpflichtest

Status 2: Freelancer als selbst Verantwortlicher/ gemeinsam Verantwortlicher

Entgegen dem vorherigen Beispiel gilt der Freelancer als selbst Verantwortlicher, wenn er Ort und Zeit seiner Tätigkeit sowie Mittel und Zweck der Verarbeitung personenbezogener Daten selbst bestimmt. In diesem Fall erfüllt er seine Aufgaben nicht streng weisungsgebunden.

Vorteil hier: So kann auch eine Scheinselbständigkeit (größtenteils) ausgeschlossen werden.

Wenn du Freelancer bist:

• Beachte, dass du hier selbständig alle notwendigen Maßnahmen ergreifen musst, um als Freelancer Datenschutz nach den Pflichten und Vorgaben der DSGVO umzusetzen.
• Werden dir personenbezogene Daten übermittelt, muss dafür eine Rechtsgrundlage, wie z.B. berechtigtes Interesse nach Art. 6 Abs. 1 f) DSGVO, bestehen 

Es gibt auch die Möglichkeit, dass eine gemeinsame Verantwortlichkeit zwischen Freelancer und Verantwortlicher nach Art. 26 DSGVO besteht. D.h. beide Personen entscheiden gemeinsam über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung personenbezogener Daten.

Wenn du Freelancer bist:

Du musst eine Vereinbarung in transparenter Form festlegen, welche folgende Dinge regelt:

• Wer von beiden erfüllt welche Verpflichtung gemäß Datenschutz-Verordnung (insbesondere was die Wahrnehmung der Rechte der betroffenen Person angeht) und
• Wer kommt welchen Informationspflichten gemäß den Artikeln 13 und 14 nach

Status 3: Freelancer als Auftragsverarbeiter

Ein Freelancer kann auch als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO behandelt werden.
Das geschieht insbesondere dann, wenn zwar Arbeitsort und -zeit frei gewählt und auf eigener Hardware (oft mit Zugang zum Unternehmensnetzwerk) gearbeitet werden kann.
Jedoch im Unterschied zu Status 2 der Freelancer dennoch streng weisungsgebunden handelt, d.h. Aufgaben bei der Verarbeitung personenbezogener Daten vom Verantwortlichen bzw. Auftraggeber genau vorgegeben sind.

Wenn du Freelancer bist:

• Du benötigst einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AV-Vertrag), der zumindest Art. 28 Abs. 3 DSGVO abdeckt
• Du musst auch hier selbständig alle notwendigen Maßnahmen ergreifen, um als Freelancer Datenschutz nach den Pflichten und Vorgaben der DSGVO umzusetzen.
• Du musst dir klar sein, dass der Auftraggeber umfassende Kontrollrechte gegenüber dir hat und die Räumlichkeiten überprüfen darf, von denen aus du arbeitest
• In Kundenprojekten wirst du als Unterauftragnehmer geführt, dem der Kunde zustimmen muss

Vertragsvorlagen für Freelancer

Bist du Freelancer und an Vertragsvorlagen interessiert, die dir die nötige rechtliche Sicherheit geben, um Dich auf Deine Arbeit als Freelancer zu konzentrieren?

Achtung: Der Status kann sich ändern

Nur weil dem Freelancer zum Projektstart ein Status zugewiesen wurde, heißt das noch lange nicht, dass dies über den gesamten Projektverlauf oder der generellen (oft langfristigen) Zusammenarbeit zwischen Auftraggeber und Freelancer so bleibt.

Hier muss unbedingt darauf geachtet werden, dass die datenschutzrechtlich korrekte Einordnung des Freelancers von Zeit zu Zeit überprüft und gegebenenfalls angepasst wird.

Fazit

Der Schutz von personenbezogenen Daten ist von größter Bedeutung, entsprechend ist die korrekte Einordnung des datenschutzrechtlichen Status eines Freelancers auch äußerst wichtig.

 
Neben dem Arbeitsort hilft hier eben der Blick auf die Weisungsgebundenheit, um klar einzuteilen, ob der Freelancer als Mitarbeiter, Auftragsverarbeiter oder selbst Verantwortlicher anzusehen ist.